Деловые совещания
Автор книги «Деловые совещания» задался вопросом, как сделать каждое совещание по-настоящему деловым, плодотворным, творческим.
Лицо совещания очень трудно определить однозначно. В зависимости от цели, порядка ведения, должностного уровня и профессиональной среды есть классификация заседаний, разработанная советскими и иностранными специалистами. В книжке «Деловые совещания» рассматриваются многие из них: производственные пятиминутки (справедливо замечается, что они затягиваются порой на часы), диспетчерские совещания, призванные установить конкретного виновника неполадок и устранить их, научно-технические семинары, на которых участники делятся передовым опытом, общественные собрания, которые надо проводить в нерабочее время (тогда они становятся и действенней и короче).
Тут можно проследить и эволюцию совещаний — от совета первобытной общины до новейшего изобретения XX века — «мозговой атаки». Это — собрание ученых, посвященное какой-либо весьма сложной и перспективной теме, на котором все участники— анонимные — имеют только порядковый номер. Каждое выступление должно быть позитивным — предлагать новые идеи. На таком совещании критика уже высказанного категорически запрещена. Все выступления протоколируются и записываются на магнитофон, а затем группа экспертов отбирает наиболее ценные из них (зачастую это самые «безумные» идеи) для дальнейшего обсуждения и разработок. «Мозговая атака» — один из совершенно новых видов интенсификации умственной деятельности человека.
Подборка лозунгов:
— Экономь время, и свое и чужое. Помни, что заседание — один из самых дорогостоящих видов служебной деятельности.
— Приглашай на заседание минимальное число людей — только тех, без кого заседание окажется неэффективным.
— Хочешь сократить длительность совещания — не жалей времени на его подготовку.
— Дай людям заранее составить собственное мнение по обсуждаемым вопросам, сообщив повестку дня заседания и предоставив доступ к нужным материалам.
— Желающим выступить — не препятствуй.
— Критикуй мнение, а не человека, высказавшего его.
— Не экономь времени на перерывах. Отказ от перерывов удлиняет заседание.
— Не сбивай сотрудников с рабочего ритма — устраивай заседания только в конце рабочего дня.
— Сокращай длительность заседания. Отучай людей от многословия, от повторения мыслей, высказанных другими.
— Сокращай число заседаний (даже ценой увеличения повестки дня). При четкой организации и проведении заседания возрастание числа обсуждаемых вопросов не сказывается отрицательно на качестве обсуждения.
— Плохо, если люди втянулись в заседания, привыкли к пассивному томлению на них. Пересмотри свою политику в отношении заседаний — в чем она неверна.
— Не прибегай к заседаниям как к способу коллективной защиты от индивидуальной ответственности.
— Собирай информацию, не собирая совещания.
— Следи за конкретностью принимаемых решений, контролируй их выполнение. Не созывай нового заседания, прежде чем не реализованы решения предыдущего.
— Заседание — это работа коллективного разума. Не обременяй коллективный разум пустяками!